¿Los resultados de la batería son confidenciales? Lo que el empleador puede ver y lo que no
En toda empresa donde se aplica la batería de riesgo psicosocial aparece la misma conversación en el almuerzo. Alguien pregunta si eso que va a responder lo va a leer el jefe. Otro responde que seguro sí, que para algo lo paga la empresa. Y un tercero decide, sin decírselo a nadie, que va a contestar lo que quede bien.
Ese cálculo silencioso arruina el diagnóstico antes de que empiece. Y se resuelve con información, porque la norma colombiana es bastante clara al respecto, más de lo que la mayoría de la gente imagina.
Vale la pena separar dos cosas que suelen confundirse: qué ve el empleador y qué pasa con el documento que tú llenaste. Son preguntas distintas y tienen respuestas distintas.
Qué recibe la empresa
La empresa recibe información agregada, no respuestas individuales.
El informe que llega a gerencia o a talento humano muestra niveles de riesgo por dominio y por dimensión, consolidados por grupos de trabajadores. Dice, por ejemplo, que la dimensión de demandas de la jornada salió en riesgo alto en el área de operaciones. No dice quién respondió qué.
La Resolución 2764 de 2022 lo establece de forma directa en su artículo 5: los informes consolidados con información general por grupos de trabajadores reposan en los archivos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, y deben utilizarse únicamente para fines de intervención de los factores de riesgo psicosocial.
Esa última frase tiene peso. El informe no es un insumo para evaluar desempeño, ni para decidir promociones, ni para justificar una desvinculación. Su uso legítimo está delimitado a intervenir el riesgo encontrado.
Qué pasa con tus respuestas individuales
Acá está la parte que sorprende a mucha gente, incluidos varios líderes de talento humano.
Los informes individuales de evaluación de factores de riesgo psicosocial forman parte de las evaluaciones periódicas ocupacionales y, por lo tanto, reposan en la historia clínica ocupacional de cada trabajador. Eso significa que les aplican las mismas reglas de manejo, archivo y reserva que a cualquier historia clínica.
Tu cuestionario diligenciado no es un documento administrativo de la empresa. Es material clínico.
Y la norma va más allá con una prohibición explícita: en ningún caso los empleadores o contratantes pueden tener, conservar o anexar copia de los instrumentos de evaluación ni de la historia clínica ocupacional en la hoja de vida del trabajador.
No es una recomendación ni una buena práctica sugerida. Es una prohibición redactada en negativo y sin excepciones. Si en alguna empresa los cuestionarios diligenciados terminaron archivados en la carpeta de personal, eso constituye un incumplimiento.
Quién guarda los documentos
La misma resolución define tres escenarios de custodia, según quién aplique la batería.
Cuando la aplica un prestador de servicios de salud ocupacional contratado por la empresa, la custodia queda a cargo de ese prestador, y los instrumentos se integran a la historia clínica ocupacional del trabajador siguiendo los requisitos de archivo previstos para las historias clínicas.
Cuando la empresa tiene servicios médicos internos y la evaluación la hacen psicólogos especializados que hacen parte de esos servicios, la guarda queda en manos de esos profesionales, médicos y psicólogos, quienes responden por garantizar la confidencialidad.
Y cuando la aplican psicólogos especializados contratados externamente, ellos pueden tener la custodia conforme a lo establecido en la ley que reglamenta la profesión de psicología, cumpliendo también los procedimientos de archivo de historia clínica.
En los tres casos el patrón es el mismo: la custodia recae en un profesional sujeto a reserva, nunca en el área administrativa de la empresa. Si te dicen que los formularios “quedan en recursos humanos”, algo está mal planteado.
Sobre cuánto tiempo se conservan, la resolución no fija un plazo propio: remite a las normas vigentes para historia clínica ocupacional. Es una precisión que conviene hacer, porque circulan cifras específicas atribuidas a esta resolución que no aparecen en su texto.
Confidencialidad no es lo mismo que anonimato
Vale la pena marcar esta distinción porque genera confusión legítima.
La batería no es anónima en sentido estricto. Los cuestionarios se identifican, y tienen que hacerlo: el informe individual va a la historia clínica de cada persona, y si alguien sale con niveles que ameritan atención, tiene que ser posible canalizarlo hacia el apoyo que necesita. Un instrumento verdaderamente anónimo haría imposible ese cuidado.
Lo que existe es confidencialidad, que es distinto y en la práctica más útil. Tus respuestas tienen nombre, pero ese nombre solo lo ve un profesional obligado por reserva profesional, y la empresa nunca accede a ese nivel de detalle.
La diferencia importa para explicarlo bien. Decirle al equipo “esto es totalmente anónimo” es inexacto, y si alguien nota que el formulario pide su identificación, se rompe la confianza justo en el momento en que más se necesita. Es preferible explicar el mecanismo real, que además es más tranquilizador cuando se entiende: hay una persona con licencia profesional entre tus respuestas y tu jefe.
El punto ciego de los equipos pequeños
En una empresa de 400 personas, un informe por área protege naturalmente a quien responde. En una de 15, donde el área de logística son tres personas, la segmentación deja de proteger sola.
Esto no anula la confidencialidad, pero sí obliga a diseñarla. Cuando los grupos son muy reducidos, los resultados deben agruparse de manera que ningún dato permita deducir quién respondió qué. Es una decisión técnica que corresponde a quien aplica la batería, y es válido preguntarla antes de contratar: cómo van a consolidar los resultados dado el tamaño de cada área.
Si un proveedor ofrece un informe segmentado hasta el último detalle en una empresa de 15 personas, está prometiendo algo que compromete la reserva.
Cómo explicarlo antes de aplicar
La confidencialidad protege legalmente, pero solo funciona si la gente le cree. Y la gente le cree cuando alguien se lo explica antes, no cuando lo lee en la primera página del cuestionario.
Una comunicación previa que funciona suele cubrir cuatro puntos. Quién aplica la batería y bajo qué licencia profesional. Qué recibe exactamente la empresa, que son resultados agrupados y no respuestas individuales. Dónde quedan los cuestionarios, que es la historia clínica ocupacional y no la hoja de vida. Y para qué se va a usar el resultado, es decir, qué piensa hacer la empresa con lo que encuentre.
Ese último punto es el que más pesa y el que más se omite. La gente no desconfía tanto del formulario como del silencio posterior. Si en la medición anterior nadie supo qué pasó con los resultados, ninguna garantía legal va a compensar esa memoria.
Vale la pena decirlo con franqueza: la confidencialidad es una condición necesaria para que el diagnóstico sirva, pero no suficiente. Lo que convierte una medición en algo creíble es que la anterior haya tenido consecuencias visibles.
Ahí es donde se juega la diferencia entre una batería que sirve y una que se archiva.
En Katia acompañamos ese tramo con un equipo de salud que entra a tu empresa, incluida la comunicación previa al equipo y el seguimiento después del informe, con Kai sosteniendo el proceso para que no dependa de que alguien se acuerde.
Este artículo tiene fines informativos sobre la normativa colombiana de riesgo psicosocial y no constituye asesoría legal. Las disposiciones sobre custodia y confidencialidad citadas corresponden al artículo 5 de la Resolución 2764 de 2022 del Ministerio del Trabajo. Katia Health es una IPS habilitada ante el Ministerio de Salud de Colombia, vigilada por la Superintendencia Nacional de Salud. Actualizado en julio de 2026.
